Con il back office di un hotel si intende l'area amministrativa e organizzativa che non è direttamente a contatto con gli ospiti. È qui che vengono svolte attività importanti come la contabilità, la definizione dei prezzi, i resoconti giornalieri e degli ospiti e vengono prese decisioni strategiche.
La struttura dell'hotel si compone di tutte le camere e i servizi a disposizione degli ospiti per rendere il loro soggiorno piacevole e confortevole. La gestione e la manutenzione di queste infrastrutture sono fondamentali per garantire la soddisfazione degli ospiti.
Il software raccoglie informazioni provenienti da diverse aree. Queste informazioni devono essere elaborate opportunamente con modelli di dati intelligenti e processi ottimizzati per il lavoro quotidiano. Lo scopo consiste nel trarre da questi dati le conclusioni più significative possibili, che consentano alla direzione di prendere le migliori decisioni.
Aprendo ASA HOTEL verrete immediatamente indirizzati alla propria dashboard dove troverete immediatamentetutte le informazioni importanti. Sia che lavoriate alla reception o alla direzione, le nostre dashboards vi forniscono una panoramica completa di tutte le informazioni rilevanti. Ciò contribuisce a rendere il vostro lavoro quotidiano ancora più strutturato ed efficiente.
Inoltre tutti i dati sono organizzati in forma tabellare, in modo da poterli elaborare in modo flessibile (ad esempio, in Excel).
Inoltre, vengono utilizzati centinaia di report (Manager Report, Benchmark Reports) e dati provenienti da varie tabelle, calcolano le cifre chiave e preparano i dati graficamente.
Un ospite magari ha ordinato una bottiglia di champagne che gli è stata subito registrata sul conto della camera, ma un parente decide, a fine soggiorno, di pagare quella bottiglia e la moglie del primo ospite, per contracambiare, vuole regalare un massaggio alla moglie del parente che paga la bottiglia… Nessun problema: grazie ad ASA HOTEL potete gestire con facilità queste richieste. Proprio per quanto concerne la fatturazione, il software si dimostra un vero asso nella manica, programmato appunto per essere efficace sul piano pratico.
In qualsiasi momento è possibile prenotare, annullare, inserire nell’estratto conto o su fattura cartacea prestazioni incluse e aggiuntive ed extra. Anche le tipiche forme di fatturazione per comitive (conto unico per alloggi, extra separati per camera) e famiglie (un unico conto per tutte le camere) sono completamente agevolate in automatico. Dato che ciascuna prestazione (prestazione aggiuntiva, extra, telefonate) può essere registrata in ogni momento su un conto specifico a scelta, è possibile anche la divisione o la fusione di più fatture.
A seconda del Paese o della regione sussistono diverse disposizioni generali per la registrazione di persone, denunce statistiche o imposte di soggiorno che devono essere inoltrate in formato cartaceo o digitale. ASA HOTEL vi aiuta nell’inserimento corretto dei dati e vi garantisce un lavoro privo di stress.
I movimenti di cassa possono essere gestiti senza sforzo con il libro cassa. Grazie ai conti di cassa suggeriti, tutte le transazioni possono essere registrate rapidamente. Quando si paga in contanti dai conti di fatturazione, le voci del libro cassa vengono create automaticamente come entrate giornaliere. Valutazioni e report speciali garantiscono una panoramica delle entrate, delle uscite e dei livelli di saldo.
Le funzioni in sintesi
- Elenco di tutti i movimenti di contanti
- Creazione automatica di registrazioni nel libro cassa
- Numerazione automatica dei documenti
- Inserimento rapido di tutte le transazioni attraverso modelli predefiniti
- Preimpostazione conti del libro cassa
- Annullamenti e storni senza difficoltà
- Possibilità di ulteriori libri cassa
- Stampa di documenti e ricevute
- Statistiche e rapporti
- Esportazione DATEV
- Creazione automatica di documenti per registratori di cassa [per la Germania].
I buoni regalo costituiscono un’interessante opportunità per la creazione di valore aggiunto nell’industria alberghiera. ASA HOTEL offre una gestione completa dei buoni regalo e consente di inserirla nei processi di lavoro aziendali. Ciò significa che dalla emissione fino alla riscossione del buono, tutte le fasi saranno monitorate all’interno del sistema (vendita, utilizzo parziale, riscossione, storno). Inoltre, potete distinguere i buoni a valore da quelli merce.
Le funzioni in sintesi
- Creazione di nuovi buoni regalo senza difficoltà
- Gestione automatica in base alla normativa fiscale (buoni monouso o multiuso)
- Compensazione rapida al check-out
- Gestione dei voucher di gruppo (per gruppi e catene alberghiere)
- Elenchi chiari per tutti i voucher in entrata e in uscita
- Importazione automatica dei voucher venduti sul sito web (collegandosi a sistemi di voucher esterni)
ASA HOTEL offre una gestione differenziata dei diritti dell'utente fin nei minimi dettagli (chi può vedere, modificare, cancellare, stampare, ecc.). Tuttavia, le opzioni previste nell'ambito della gestione della sicurezza hanno anche un effetto collaterale pratico: consentono – come piccolo contributo alla facilità d'uso – di nascondere tutte quelle funzioni di cui la rispettiva postazione di lavoro non ha bisogno. Ciò significa che tutti i membri del team possono lavorare con un'interfaccia utente estremamente intelligente e, se necessario (ad esempio come sostituto delle ferie), ricevere diritti aggiuntivi che vengono trasferiti direttamente.
Housekeeping Manager contiene tutte le informazioni importanti per una gestione facile ed efficiente della struttura. I vecchi elenchi stampati non sono più necessari e la comunicazione tra l'housekeeping e la reception avviene in tempo reale. Di conseguenza, il team della reception sa quali camere sono pronte per il check-in oppure può dare priorità alla pulizia di stanze specifiche. Le fasi di lavoro vengono elaborate in modo affidabile e l'housekeeping è efficiente e strutturato.
- Panoramica di tutte le fasi di lavoro suddivisibili per stanza, piano e abitazione
- Nessun elenco stampato
- Informazioni sulla presenza (ospite/personale in stanza?)
- Indicazione dello stato della camera in tempo reale (pulita, sporca)
- Descrizione dettagliata delle mansioni
- Statistiche rilevanti (totale degli arrivi e delle partenze, etc.)
- Priorità delle stanze
- Gestione del minibar
- Messaggistica con la reception
- Dati e richieste degli ospiti
- Routine delle attività configurabile (ad es. biglietto di benvenuto all'arrivo, cambio dell'accappatoio ogni due giorni, pulizia finale con disinfezione alla partenza)
Con questo strumento è possibile creare agevolmente nuove attività e modificare quelle esistenti indifferentemente dal quadro prenotazioni o tramite la propria web app.
