Die Rezeption ist bei den meisten Hotels die zentrale Anlaufstelle im Hotel. Dementsprechend wichtig ist es, dass Abläufe automatisiert abgewickelt werden und die Rezeption mit einem intuitiven und einfachen Tool arbeitet, das die höchste Flexibilität in der Datenverwaltung bietet. Hier präsentieren wir eine (kleine) Auswahl an verschiedenen Tools, Modulen und Funktionen vom Zimmerplan über ASA als umfangreiches CRM bis zu den täglichen Alltags-Check-Listen.
Der Zimmerplan ist das Kernstück der Hotelverwaltung. Er ermöglicht einen komfortablen Zugriff auf alle gästerelevanten Daten und Prozesse wie neue Online-Buchungen, offene Aufgaben, Check-in und -outs, etc. Die übersichtliche Gliederung des Zimmerplanes ermöglicht dem Hotelteam auch in Stresssituationen ein rasches und sicheres Arbeiten. Mit einfachen Mausklicks werden auch komplexe Transaktionen wie Split, Zimmerwechsel, verschieben, verkürzen, verlängern von Aufenthalten etc. automatisch durchgeführt.
Jeder, der an der Rezeption arbeitet, kennt dieses Prozedere beim Check-in. Mit dem Check-in Manager haben Sie alle Daten in wenigen Sekunden eingetragen.
Wie funktioniert's? Mit einem Klick die Scan-Funktion öffnen, das Dokument scannen und fertig! Kein Tippen, kein Kontrollieren, keine 5 Sekunden! Einfach, schnell, zuverlässig. Und falls Sie den Check-in nicht mobil, sondern am PC an der Rezeption durchführen, haben wir die ASA ScanBox entwickelt.
Sollte der Gast sich selbst einchecken, dann ist der ASA Self-Check-in die geeignete Lösung.
Der Reservierungsassistent spürt Reservierungslücken auf und füllt diese gezielt mit neuen Reservierungen. Der Reservierungsassistent ist eine sinnvolle Ergänzung zum Zimmerplan. Seine wichtigsten Aufgaben sind:
- Vorauswahl der gesuchten Zimmer nach flexiblen Kriterien
- Erstellung einer Zimmer-Rangordnung, um Reservierungslücken zu vermeiden
- Angebots-Informationen in verschiedenen Sprachen (erleichtert die telefonische Auskunft)
- Anzeige aller in Frage kommenden Angebote (praktisch bei einer großen Angebotsauswahl)
- Optionale Erstellung von Alternativangeboten
- Einfache Reservierung von Aufenthalten für Reisegruppen
Für alle, die nicht mit dem Zimmerplan, sondern kategoriebasiert arbeiten: Im Kategorieplan werden die Summen der freien Zimmer pro Kategorie und Tag aufgelistet. Diese werden je nach Auslastung farblich gekennzeichnet. Der untere Bereich des Kategorieplans beinhaltet verschiedene wichtige Kennzahlen pro Tag, die für die tägliche Verwaltung unverzichtbar sind.
Die Gästekartei ist die Basis für die optimale und individuelle Betreuung des Gastes und Zielgruppen gerichtetes Marketing. Bei Umstellung auf ASA HOTEL können Gastdaten umfangreich vom Alt-System übernommen werden.
Die Daten werden einerseits automatisiert vom PMS generiert (Aufenthaltsdetails, Stammgast-Hierarchie), andererseits gibt es die Möglichkeit, abteilungsspezifische und individuelle Informationen zu hinterlegen (z. B. Vorlieben des Gastes). Mithilfe von individuellen Zusatzfeldern können die Gästedaten weiter strukturiert und ausgebaut werden.
Für Reiseveranstalter, Firmenkunden oder auch öffentliche Verwaltungen sind in der Regel eigene Abläufe vorgesehen. Diese werden von umfassend unterstützt, etwa durch:
- Kontingentverwaltung
- Getrennte Abrechnungen
- Elektronische Fakturierung
Die Verordnungen bezüglich Datenschutz (DSGVO) wurden umfangreich umgesetzt. Durch individuell konfigurierbaren Löschautomatismen, Duplikats-Cleanern, den Signature Managern und Datenschutz-Informationen des Gastes sowie VVT-Mustervorlagen und technischen Empfehlungen wird dem Hotelier ein vielfältiges Paket zur Einhaltung der DSGVO zur Verfügung gestellt.
Mit dem integrierten ASA Webmail können Gästeanfragen via Mail schnell und effizient abgearbeitet werden. Moderne Templates sorgen für den professionellen Auftritt.
Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen, die ASA-Webmail zu einem unverzichtbaren Tool für die E-Mail-Kommunikation machen:
- Drag & Drop-Editor für schöne und responsive E-Mails: Gestalten Sie E-Mails, die Ihre Botschaft effektiv vermitteln und auf jedem Gerät perfekt angezeigt werden.
- Texte und Designs mit künstlicher Intelligenz: Nutzen Sie künstliche Intelligenz, um beeindruckende Bilder und Texte zu generieren.
- Design-Vorlagen für den schnellen Start: Unsere Sammlung von Design-Vorlagen ermöglicht Ihnen einen schnellen Start bei der Erstellung Ihrer E-Mails. Passen Sie diese Vorlagen ganz einfach an Ihre Hoteldesign an.
- Gezielte und personalisierte Kommunikation: Definieren Sie ausgefeilte Regeln für das passende E-Mail-Template. Dadurch können Sie gezielte und personalisierte Kommunikation mit Ihren Empfängern sicherstellen und Ihre Botschaften optimal anpassen.
ASA HOTEL bietet eine intelligente Lösung für das effiziente Ressourcenmanagement. Egal, ob es sich um E-Bikes für Gäste, Tennisplätze für Passanten oder Mikrofone für Veranstaltungen handelt – diese sogenannten Ressourcen sind in der Regel nur begrenzt verfügbar und müssen sorgfältig verwaltet werden. Mit unsere Software können Sie Ressourcenverleih ganz einfach organisieren und auch kostenpflichtige Ausleihen verwalten. Beispielsweise können Ressourcen wie E-Bikes zu einem bestimmten Preis pro Stunde oder nach anderen Kriterien verliehen werden. So generieren Sie zusätzliche Einnahmen und behalten den Überblick über noch verfügbare Ressourcen in Ihrem Hotel.
Auch können Ressourcen nahtlos mit Zimmerreservierungen oder Veranstaltungen verknüpft werden. Sie müssen sich keine Gedanken über die Abrechnung machen. Alle Ressourcen werden erfasst und automatisch in die Endabrechnung integriert.
ASA HOTEL bietet Ihnen die Kontrolle, Transparenz und Automatisierung, die Sie für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement benötigen.
Coming soon auch mit neuer Web-Oberfläche.
Im Destinationsmarketing werden Vorteilskarten zur Gästebindung immer wichtiger. ASA HOTEL stellt verschiedenen Systemen die entsprechenden Gastdaten über Schnittstellen oder direkt zum Ausdrucken zur Verfügung. Diese Funktion werden teilweise auch für die Ausstellung von Skipässen und Buchung von Tickts genutzt (z. B. Dolomiti Superski, LTS Ticket Shop, etc.).
Mit den zahlreichen Listen haben Sie alle anwesenden Gäste stets im Blick, Sie werden an Geburtstage Ihrer Gäste erinnert, der Zimmerstatus zeigt, ob das Housekeeping bereits dort war und mit den entsprechenden Anmerkungen zu den Anreisen vergessen Sie auch nicht, den gewünschten Blumenstrauß auf das Zimmer bringen zu lassen.
Mit den Signature Managers kann die elektronische Unterschrift des Gastes für die Datenschutzeinwilligung oder den elektronischen Meldeschein eingeholt werden. Der Gast kann seine Daten (Adressdaten, E-Mail und Telefonnummer) über das Tablet kontrollieren, abändern und ergänzen. Die Einwilligungen des Gastes und dessen elektronische Unterschrift werden gespeichert und mit dem Gast verknüpft.
Geht es dagegen um einen schnellen und reibungslosen Check-out ist die "Rechnungsvorschau via Tablet" ein hilfreicher Assistent. Wie der Name schon verrät, kann sich der Gast mit dem Tool einen Überblick über seine Rechnungsdetails verschaffen. Der Gast kann seine konsumierten Extras, sein gebuchtes Angebot und seine Spa-Anwendungen auf dem Rezeptions-Tablet kontrollieren und auch diskret Trinkgeld geben.
Wir revolutionieren den Gäste Check-in. Kein Tippen mehr, sondern einfach scannen. Mit der neuen ASA ScanBox minimieren Sie die Zeit, welche für den Check-in benötigt wird. Dadurch können sich Ihre Mitarbeiter voll und ganz um die Gäste kümmern. Die ASA ScanBox vermeidet vorallem Tippfehler wodurch in der Gästekartei alle Daten korrekt eingehen.
Mehr informationen zur ASA ScanBox finden Sie hier.
Bevor die Spätschicht Feierabend macht, müssen einige Dinge erledigt werden. Sind alle Abreisen ausgecheckt? Wurde eine Anreise noch nicht angemeldet? Stimmt die Anzahl der Zimmergäste nicht mit jener der Reservierung überein? Das und mehr wird beim Tages-Check automatisch kontrolliert und kann direkt von dort aus abgearbeitet werden. Wer möchte, kann anschließend einen Tages-Abschluss machen. Alles kann, nichts muss.
