Das Backoffice in einem Hotel bezieht sich auf den administrativen und organisatorischen Bereich, der nicht direkt mit den Gästen in Kontakt steht. Hier werden wichtige Aufgaben wie Buchführung, Preisdefinition, Tages- und Gästemeldungen erledigt und strategische Entscheidungen getroffen.
Die Einrichtung oder Facility im Hotel umfasst alle Räume und Annehmlichkeiten, die den Gästen zur Verfügung stehen, um ihren Aufenthalt angenehm und komfortabel zu gestalten. Die Verwaltung und Wartung dieser Infrastruktur ist entscheidend, um die Gästezufriedenheit zu gewährleisten.
In einer Hotelsoftware sammeln sich Informationen aus verschiedenen Bereichen. Diese gilt es mit intelligenten Datenmodellen und optimierten Abläufen für die tägliche Arbeit aufzubereiten. Die Kunst ist es, aus diesen Daten möglichst aussagekräftige Schlussfolgerungen zu ziehen, die es dem Management ermöglichen, klar fundierte Entscheidungen zu treffen.
Beim Einstieg in ASA HOTEL werden Sie sofort auf Ihr Dashboard geleitet, wo Sie sämtliche Daten auf einen Blick vorfinden. Egal, ob Sie an der Rezeption arbeiten oder im Management tätig sind – unsere Dashboards bieten Ihnen eine umfassende Übersicht über alle relevanten Informationen. Dies trägt dazu bei, Ihren Arbeitsalltag noch strukturierter und effizienter zu gestalten.
Außerdem werden alle Daten zusätzlich in Tabellenform aufbereitet, damit die Daten flexibel weiterverarbeitet werden können (z. B. in Excel)
Zusätzlich ziehen hunderte Berichte (Manager Report, Benchmark Reports) und Daten aus verschiedenen Tabellen heran, berechnen Kennzahlen und bereiten die Daten grafisch auf.
Jeder Gast begleicht zwar sein Zimmer, aber der Schwiegervater möchte plötzlich den Champagner vom Vortag zahlen, der aber schon auf das Zimmer seines Schwiegersohnes gebucht wurde, dafür möchte seine Frau ihrer Mutter die Massage schenken… Wie auch immer: Mit ASA HOTEL können Sie diese Anforderungen mit Leichtigkeit umsetzen. Auch die typischen Abrechnungsformen bei Reisegruppen (gemeinsame Logis-Rechnung, Extras separat pro Zimmer) und Familien (eine einzige gemeinsame Rechnung für alle Zimmer) werden vollautomatisch unterstützt. Nachdem jede Leistung jederzeit einem beliebigen Konto zugeordnet werden kann, sind auch Rechnungssplits und -zusammenlegungen kein Problem. Natürlich unter Berücksichtigung der geltenden fiskalischen Gesetze der jeweiligen Länder: KassenSichV und TSE in Deutschland, RKSV in Österreich, E-Rechnung und Registrierkassenbelege in Italien.
Je nach Land bzw. Region bestehen ganz unterschiedliche Rahmenbedingungen, wie Personenmeldungen, Statistikmeldungen oder Ortstaxen, die auf Papier oder auch digital übermittelt werden müssen. ASA HOTEL unterstützt Sie bei der korrekten Datenübermittlung und garantiert so ein stressfreies Arbeiten.
Mit dem Kassenbuch können Bargeldbewegungen mühelos verwaltet werden. Dank vorgeschlagener Kassenbuchkonten lassen sich alle Vorgänge schnell erfassen. Bei Barzahlung von Abrechnungskonten werden Kassenbucheinträge als Tageseinnahmen automatisch angelegt. Spezielle Auswertungen und Berichte garantieren den Überblick über Eingänge, Ausgänge und Saldo-Stand.
Funktionen im Überblick
- Auflistung aller Bargeldbewegungen
- Automatisches Anlegen von Kassenbucheinträgen
- Automatische Belegnummernvergabe
- Vorlagen für die schnelle Erfassung aller Geschäftsvorfälle
- Vorgeschlagene Kassenbuchkonten
- Einfache Stornierung von Belegen
- Führen von mehreren Kassenbüchern
- Ausdruck von Kassenbuchbelegen
- Auswertungen und Berichte
- DATEV-Export
- Automatische Erstellung von Registrierkassenbelege [für Deutschland]
Gerade in der Hotellerie stellen Gutscheine eine interessante Möglichkeit der Wertschöpfung dar. ASA HOTEL bietet eine umfassende Verwaltungsmöglichkeit für Gutscheine und ermöglicht, sie in die betrieblichen Arbeitsabläufe einzubinden. Das bedeutet, dass von der Ausstellung bis zur Einlösung des Gutscheins alle Schritte im System abgebildet werden können (Verkauf, Teileinlösung, Einlösung, Stornierung). Zudem können Sie Sach- und Wertgutscheine getrennt voneinander behandeln.
Funktionen im Überblick
- Einfache Erstellung neuer Gutscheine
- Automatische steuerrechtliche Handhabung (Einzweck vs. Mehrzweck Gutscheine)
- Schnelle Abrechnung bei Check-out
- Verwaltung von Gruppengutscheinen (für Hotelgruppen)
- Übersichtliche Listen für alle ein- und ausgegangen Gutscheine
- Automatisches Einlesen von auf der Webseite verkauften Gutscheinen (durch Anbindung an externe Gutscheinsysteme)
ASA HOTEL bietet eine bis ins kleinste Detail differenzierende Verwaltung von Benutzerrechten (wer darf was sehen, bearbeiten, löschen, drucken usw.). Die im Rahmen des Sicherheitsmanagements vorgesehenen Möglichkeiten haben aber auch noch einen praktischen Nebeneffekt: Sie ermöglichen es – als kleinen Beitrag zur Benutzungsfreundlichkeit –, all jene Funktionen zu verstecken, die der jeweilige Arbeitsplatz nicht benötigt. So können alle Mitglieder des Teams mit einem maximal smarten User-Interface arbeiten und, wenn es dann doch einmal notwendig ist (z. B. als Urlaubsvertretung), zusätzliche Rechte erhalten, die direkt übertragen werden.
Der Housekeeping Manager enthält alle wichtigen Informationen für ein effizientes Housekeeping und ist sehr leicht zu bedienen. Die bisher ausgedruckten Listen entfallen und die Kommunikation zwischen Housekeeping und Rezeption funktioniert in Echtzeit. Dadurch weiß das Rezeptions-Team welche Zimmer für den Check-in bereit sind und kann die Reinigung von bestimmten Zimmern priorisieren. Die anfallenden Arbeitsschritte werden verlässlich abgearbeitet und das Housekeeping effizient und strukturiert gestaltet.
- Übersicht aller Arbeitsschritte pro Zimmer, Etage und Haus
- Keine ausgedruckten Listen
- Präsenzinformationen (Gast/Mitarbeiter im Zimmer?)
- Zimmerstatus in Echtzeit (sauber, schmutzig)
- Aufgabenbeschreibung (wie soll welche Aufgabe ausgeführt werden?)
- Wichtige Kennzahlen (Summe An- & Abreisen etc.)
- Priorisierung der Zimmer
- Verwaltung der Minibar
- Nachrichten an die Rezeption
- Gastdaten & -wünsche
- Konfigurierbarer Aufgabenrhythmus (z.B. Willkommen-Kärtchen bei Anreise, Wechsel Bademantel jeden zweiten Tag, Endreinigung mit Desinfektion bei Abreise)
Mit dem Tool können neue Aufgaben mobil angelegt und bereits angelegte Aufgaben bearbeitet werden. Entweder direkt im Zimmerplan oder über die eigene Aufgaben Web-App.
